O recurso de Gestão de Documentos do sistema foi desenvolvido para gestão e controle de documentação. Com esse recurso, é possível centralizar dados, monitorar prazos de vencimento e, caso necessário, gerar títulos referentes ao documento diretamente no financeiro.
1. Cadastro de Tipos de Documentos
Antes de lançar um documento específico, é necessário registrar no sistema as categorias e os padrões de vencimento.
Caminho: Módulos -> Projetos/Documentos -> Cadastro
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Nesta tela, você fará o registro base de todos os tipos de documentos que a empresa precisa controlar (ex: Alvará Anual, Exame Admissional, IPVA, etc.).
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Defina a parametrização de quantos dias o documento leva para vencer após a emissão. Importante colocar as datas corretamente, para que o sistema automatize o cálculo das datas futuras.
2. Cadastro e Lançamento do documento
Com as categorias criadas, será feito o cadastro do documento no sistema.
Caminho: Módulos -> Projetos/Documentos -> Lançamento
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Clique no botão Incluir.
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Preencha os campos obrigatórios na tela:
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Empresa: Selecione a qual empresa do seu grupo o documento pertence.
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Cliente/Fornecedor: Vincule o responsável (ex: se for o exame de um funcionário por exemplo, selecione o cadastro do funcionário).
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Tipo do Documento: Selecione a categoria (criada no passo anterior).
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Placa: Caso aplicável ao tipo do documento.
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Número: Número de identificação do documento.
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Data de Emissão: Preencha a data em que o documento foi gerado.
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Data de Vencimento: O sistema preencherá automaticamente com base na configuração do Tipo de Documento (ex: se o documento foi cadastrado como anual, ele puxará o vencimento para o ano seguinte).
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Valor: Se houver um custo atrelado ao documento, informe o valor pago.
- Link: Se o documento estiver digitalizado, você pode colar o link dele (ex: link do Dropbox) no campo correspondente. Assim, sempre que clicar em Visualizar Anexo, o arquivo será aberto para conferência.
Clique em Salvar e, em seguida, em Finalizar.
3. Integração Financeira
Após finalizar, você tem a opção de gerar um título. Se clicar em Sim, o sistema irá abrir a tela para lançar o valor no Contas a Pagar, se clicar em Não, poderá dar sequência sem gerar o financeiro.
Ao finalizar o lançamento do financeiro, será possível verificar os títulos clicando em Títulos Gerados na tela do cadastro do documento.
4. Acompanhamento e Relatórios
Caminho: Módulos -> Projetos/Documentos -> Relatórios -> Gestão de Documentos
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Filtros de Busca: Você pode puxar relatórios filtrando tanto pela Data de Emissão quanto pela data de Vencimento.
O relatório exibe a lista completa de documentos, suas respectivas datas e o status exato (quantos dias faltam para vencer ou há quantos dias está atrasado).